Tolan

Tolan是一款面向团队的生产力工具，核心定位为一站式任务管理、协作与工作流自动化平台。核心功能包括多维度项目任务拆解、跨成员实时协作互动、自定义工作流规则配置，主要服务于企业项目团队、跨部门协作小组、创业团队等用户群体，可应用于项目全周期进度跟踪、日常行政事务流转、跨团队需求对接等多种场景，帮助团队梳理工作流程，降低信息同步成本，提升整体运营效率。

主要功能

• 任务分层管理：用户可在平台内创建独立项目，每个项目下支持按阶段、模块拆分多层级任务，可为单个任务设置负责人、截止时间、优先级标签，还能上传关联附件、添加备注说明。系统会自动汇总不同维度的任务数据，生成可视化进度面板，方便团队成员快速掌握各自待办事项，也便于管理者全局把控项目整体完成情况。
• 实时协作互动：每个任务卡片内置评论区，参与项目的成员可直接在对应任务下留言沟通、@相关人员，被@的用户会收到即时站内或邮箱通知。成员可对任务状态进行实时更新，所有操作记录都会自动留存，团队无需切换多个沟通工具就能完成任务相关的信息同步，减少信息分散导致的沟通偏差。
• 工作流自动化：用户可根据团队实际业务规则自定义触发条件和执行动作，例如设置当任务标记为“待审核”时，自动发送通知给对应审核人员，审核通过后自动流转至下一环节负责人。支持接入多款常用办公工具的触发接口，无需手动重复执行固定流程步骤，降低流程类工作的人力投入。
• 进度数据可视化：平台内置多类数据统计模板，可自动抓取项目内的任务完成率、逾期率、成员工作量分布等数据，生成柱状图、折线图、甘特图等可视化报表。用户可自由选择统计周期和统计维度，还能将报表一键导出为图片或表格格式，用于项目复盘会议、工作汇报等场景。
• 跨工具数据同步：支持与常用的日历工具、即时通讯工具、文档工具进行接口对接，设置同步规则后，在Tolan中创建的任务截止时间可自动同步到团队成员的日历，任务更新通知可推送至团队沟通群，关联的文档链接可直接跳转查看，避免在多个工具之间来回切换录入信息。
• 权限分级管控：项目创建者可针对不同角色设置差异化的操作权限，例如普通成员仅可编辑自己负责的任务，项目管理员可修改整体项目架构，访客仅可查看进度无法编辑内容。对于包含敏感信息的项目还可设置独立访问密码，保障项目数据的访问安全，避免无关人员误操作或信息泄露。

怎么使用

1. 访问tolans.com官网，点击注册按钮，填写邮箱、设置密码完成账号注册，也可选择使用常用办公账号快捷登录，注册后按照引导填写团队基本信息，创建专属团队空间。
2. 进入团队空间后点击「新建项目」，填写项目名称、项目周期、项目描述等基础信息，根据项目实际架构设置不同的任务分组，邀请团队成员加入对应项目并分配初始角色。
3. 在项目中按需创建任务，填写任务内容、设置截止时间、指定负责人，添加相关附件和备注信息，可根据任务重要程度设置优先级标签，多层级任务可设置从属关联关系。
4. 进入「工作流配置」页面，根据团队业务规则设置自动化触发条件和对应执行动作，测试生效后启用规则，同时可根据需求开启第三方工具同步配置，实现多平台数据互通。
5. 日常使用时，成员可在个人待办面板查看自己负责的任务，更新任务状态、在任务评论区沟通相关问题，管理者可通过数据面板查看项目整体进度，定期导出报表开展项目复盘。

适合什么人群

• 互联网项目团队（项目全周期进度管理场景）
• 跨部门协作小组（跨团队需求对接流转场景）
• 创业团队（日常事务统筹分配场景）
• 市场营销团队（活动项目执行跟进场景）
• 行政运营团队（常规事务流程化处理场景）
• 设计研发团队（需求迭代任务跟进场景）

总结

这是一款聚焦团队协作场景的生产力工具，和市面上单一的任务管理工具不同，它将任务拆分、实时沟通、流程自动化三个核心模块做了深度整合，不需要用户同时搭配多个工具使用，就能覆盖从项目启动到落地复盘的全流程需求。它的自动化配置门槛不高，不需要代码基础，普通团队管理者也能根据自身业务逻辑快速搭配合适的流转规则，对于固定流程较多的团队来说，能减少很多重复的手动操作。同时它的权限管控和数据统计功能比较细致，既可以满足小型团队简单的任务分配需求，也能适配中大型团队多项目并行、角色分工复杂的使用场景，数据可视化报表也能直接用于团队内部的工作汇报和项目复盘，不需要额外整理数据。整体设计偏向实用主义，没有过多冗余功能，操作逻辑清晰，新成员加入团队后不需要花费太多时间学习就能快速上手使用。

价格与免费额度

平台提供免费版和多个梯度的付费版本，免费版最多支持5名团队成员、3个活跃项目，仅包含基础的任务创建、协作功能，不支持工作流自动化和第三方工具对接，适合小型团队或个人试用体验。付费版分为基础版、专业版和企业版，基础版单用户每月8美元，支持无限项目、20个工作流规则和基础第三方对接；专业版单用户每月16美元，支持无限工作流、高级数据报表和优先技术支持；企业版价格可根据团队规模定制，包含专属客户成功服务、自定义权限和SLA服务保障。建议小型团队可先使用免费版试用，5人以上且有固定流程需求的团队可选择基础版，多项目并行的中大型团队可选择专业版，有定制需求的企业可咨询企业版方案。

优点与不足

能帮你做的 8 件事

1. 01任务分层管理
2. 02实时协作互动
3. 03工作流自动化
4. 04进度数据可视化
5. 05任务管理场景的常用方案
6. 06团队协作场景的常用方案
7. 07互联网项目团队（项目全周期进度管理场景）的日常效率工具
8. 08先用免费额度验证需求再决定付费

更新历史

• 2026.06.07Tolan 收录进 Toolifai 目录
• 页面资料核验与信息更新

常见问题